Digitalisering av regnskap – hvor starter du?

Digitalisering er ikke lenger et buzzword. Regjeringen varsler obligatorisk e-faktura fra 2028 og at alle regnskapssystemer må være digitale innen 2030. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan du kan digitalisere regnskapet allerede nå, hvilke krav som kommer, og hvordan kunstig intelligens (KI) og automatisering gir bedre kontroll og høyere lønnsomhet.

Hvorfor digitalisere regnskapet i dag?

Regnskapsbransjen har lenge vært preget av manuelle rutiner, ustandardiserte prosesser og mange systemer som ikke snakker sammen. Den norske regjeringen ønsker å gjøre hverdagen enklere: Finansdepartementet har gitt Skattedirektoratet i oppdrag å utrede krav til digital bokføring og pliktig bruk av e‑faktura mellom private virksomheter. Oppdraget skal leveres i juni 2025, og målet er å forenkle regelverket og bekjempe økonomisk kriminalitet.

Les pressemeldingen på regjeringens nettsider «Digital bokføring og e‑faktura: Vil gi bedriftene en enklere hverdag» for mer informasjon.

Å digitalisere regnskapet handler likevel om mer enn å etterleve nye regler. Automatiserte prosesser frigjør tid, gir bedre kvalitet i dataene og gjør økonomiavdelingen til en strategisk rådgiver fremfor en ren bilagsfører. Kunstig intelligens og automatisering åpner for økt effektivitet og innsikt , slik at ledere kan ta bedre beslutninger basert på sanntidsinformasjon.

Regnskapsbransjen er i rask endring. Ny teknologi gjør at regnskapsførere kan ta en helt ny rolle som strategiske rådgivere fremfor tradisjonelle bilagsførere. Flere bransjeobservatører peker på at kunstig intelligens (KI) og automatisering er drivkraften bak dette skiftet. AI‑baserte løsninger automatiserer arbeidsoppgaver slik at regnskapsførere kan bruke mer tid på analyse og kundedialog. Ifølge Accounting Today oppgir 59 % av regnskapsførerne at AI gir dem rundt 30 timer spart arbeid i uken. Samme artikkel fremhever at 70 % av regnskapsførere mener AI vil påvirke jobben deres, og flere tror teknologien vil skape nye jobber.

En KPMG‑rapport viser at halvparten av ledere innen finans mener automatiserte systemer gir mer nøyaktige og pålitelige data ved hjelp av AI. Automatisering gjør det enklere å oppdage duplikater, identifiserer mønstre og henviser til historiske data for å sikre konsistente rapporter. AI frigjør samtidig tid til mer strategiske oppgaver: regnskapsførere bruker i dag 45 % av tiden på administrativt arbeid, som ofte er repetetive og manuelle. Når repetitive oppgaver forenkles, kan regnskapsføreren fokusere på tjenester som gir kundene deres enda mer verdi, som for eksempel analyser, budsjettering og risikovurdering.

Når du velger Catacloud som ditt regnskapssystem, får du en plattform som kombinerer fordelene med digiale løsninger med et skybasert og brukervennlig system. Catacloud gjør det enklere å få alt under kontroll, slik at du kan bruke mer tid på å skape verdi for kundene dine.

Fordeler med et digitalt regnskap

Å digitalisere regnskapsoppgaver har åpenbare fordeler. Her er noen av dem: 

• Tidsbesparelser og kostnadsreduksjon – Elektroniske fakturaer kan behandles automatisk uten manuell inntasting. Beregninger i høringsnotatet til Skattedirektoratet viser at pliktig e‑faktura gir betydelige tidsgevinster; nåverdien av spart tid kan beløpe seg til over 12 milliarder kroner.
• Færre feil og bedre compliance – Digitale systemer har ofte innebygde kontroller som reduserer risikoen for feil og gjør det lettere å følge lover og regler. Sporbarheten i e‑faktura gjør det vanskeligere å manipulere transaksjoner.
• Sanntidsinnsikt og bedre beslutninger – Moderne regnskapssystemer gir oppdaterte nøkkeltall når som helst, slik at ledelsen kan reagere raskt på endringer.
• Større konkurransekraft – Med digitalt regnskap kan bedriften skalere enklere, og automatisering av repetitive oppgaver frigjør tid til rådgivning og verdiskapning.

Aktuelle krav og trender: e‑faktura og digital bokføring

I januar 2025 varslet regjeringen at den ønsker å innføre krav om digital bokføring og e‑faktura også mellom private virksomheter. Bakgrunnen er blant annet at offentlige virksomheter siden 2019 har hatt plikt til å tilby e‑faktura, mens handel mellom private aktører fortsatt er frivillig. Høringsutkastet som ble sendt på høring sommeren 2025 foreslår:

• Pliktig e‑faktura fra 1. januar 2028 – Alle norske virksomheter skal sende og motta EHF‑faktura (versjon 3.0) . 
• Pliktig digital bokføring fra 2030 – To år etter e‑fakturaplikten vil bedrifter måtte bruke elektroniske regnskapssystemer .
• Unntak for de minste virksomhetene – Enkeltpersonforetak med omsetning under 50 000 kroner slipper krav til digitalt regnskapssystem og mottak av e‑faktura, men må likevel kunne sende dersom systemet støtter det.
• Gradvis innføring og overgangsordninger – Formålet er å gi bedriftene tid til å tilpasse seg; overgangsordningene skal redusere kostnader og sikre at 64 000 virksomheter får riktige systemer.

Regnskap Norge og flere bransjeaktører støtter nå at e‑faktura blir obligatorisk, fordi frivillige ordninger ikke har gitt tilstrekkelig effekt. Samtidig peker de på at digital bokføring vil bekjempe skatteunndragelser og styrke bærekraftsrapporteringen. Flere europeiske land har allerede innført digital bokføring.

Slik går du frem – et praktisk rammeverk

Digitalisering av regnskapsprosessen krever planlegging og samarbeid mellom ledelsen, økonomiavdelingen og eksterne partnere. Her er et trinn‑for‑trinn‑rammeverk:

1. Kartlegg prosessene – Start med å beskrive dagens arbeidsflyt. Identifiser manuelle oppgaver, datakilder, systemer og integrasjoner. Bruk prosesskart eller workshop for å engasjere de som utfører arbeidet.
2. Definer mål og KPI‑er – Hva ønsker dere å oppnå? Redusere tidsbruk på bilagsføring, forbedre rapporteringen eller sikre compliance? Sett konkrete delmål som kan måles over tid.
3. Velg riktig regnskapssystem – Se etter skybaserte løsninger som støtter e‑fakturering (EHF) og automatisering. Systemet bør kunne integreres med bank, lønn, prosjektverktøy og rapporteringsløsninger. Involver IT og regnskapsføreren i evalueringen.
4. Planlegg integrasjoner og dataflyt – Effektiv digitalisering krever sømløs dataflyt. Integrer systemene slik at data bare registreres én gang. Bruk åpne API‑er og standarder som EHF for e‑faktura.
5. Implementer e‑faktura gradvis – Begynn med kunder og leverandører som allerede støtter EHF. Test prosessen internt før dere ruller den ut til alle. Bruk overgangen til å rydde i masterdata og kontoplan.
6. Automatiser repetitive oppgaver – Moderne løsninger kan automatisere bilagsføring, rapportering, bankavstemming, fakturering og lønn . Prioriter oppgaver med stort volum og lav kompleksitet først. Finn en annen kilde enn keyaccount her…..
7. Skap en læringskultur – Digitalisering handler også om mennesker. Gi opplæring i nye systemer, lag veiledninger og oppmuntre til deling av erfaringer. Sørg for at ledelsen støtter endringen og involverer ansatte tidlig.
8. Sikre compliance og datasikkerhet – Kontroller at systemene følger bokføringsloven, personvernforordningen (GDPR) og planlagte krav til digital bokføring. Vurder rutiner for tilgangsstyring, backup og dokumentasjon.

Gevinster ved å digitalisere: økt avkastning

Digitalisering handler om avkastning. Høringsnotatet for digital bokføring anslår at pliktig e‑faktura alene kan gi tidsgevinster på rundt 634 millioner kroner per år. Skattedirektoratet beregner en samfunnsøkonomisk gevinst på 9,7 milliarder kroner over 20 år. Regnskap Norge anslår et gevinstpotensial på 5,5 milliarder kroner årlig ved overgang til e‑faktura alene.

For en bedrift kan investeringen i et digitalt regnskapssystem raskt tjenes inn gjennom:

• Lavere personalkostnader – færre timer til manuell bokføring og avstemming.
• Raskere fakturering og innbetaling – elektronisk fakturering reduserer ordre‑til‑cash‑syklusen og gir bedre likviditet. Skattedirektoratet anslår at bedrifter sparer tre minutter på hver inngående faktura og ett minutt på hver utgående faktura når de går over til e‑faktura
• Redusert risiko for bøter – automatisert compliance minimerer feil og forsinkelser.
• Bedre beslutninger – sanntidsdata gir ledelsen oversikt over marginer, lønnsomhet og investeringer.

Praktiske råd for en vellykket overgang

• Start tidlig – Reglene trer gradvis i kraft fra 2028. Begynn nå, slik at organisasjonen kan lære og tilpasse seg.
• Velg en partner – En erfaren regnskapspartner, kan støtte med prosjektledelse, systemvalg og implementering.
• Fokuser på endringsledelse – Digitalisering innebærer kulturendring. Gi ansatte opplæring, kommuniser gevinster, og involver ledelsen i hele prosessen.
• Sørg for datakvalitet – Rydd opp i kontoplaner, kunder, leverandører og prosjekter før du starter automatisering. Gode data gir bedre automasjon.
• Tenk skalerbarhet – Velg løsninger som kan vokse med virksomheten, og som enkelt kan integreres med nye systemer og rapporteringsverktøy. Catacloud er skalerbart, og lar deg tilpasse systemet ettersom behovene endrer seg. Du kan også legge til ubegrenset antall brukere uten ekstra kostnader, og tilrettelegger for omfattende effektivisering i årene som kommer.

Oppsummering

Digitalisering av regnskapsprosessen er ikke lenger valgfritt; nye myndighetskrav gjør det til et must. Ved å ta i bruk moderne, skybaserte løsninger som Catacloud kan bedrifter oppnå store tidsbesparelser, bedre datakvalitet og sanntidsinnsikt. Det gir både ledelsen og regnskapsførere et bedre grunnlag for beslutninger og frigjør tid til strategisk rådgivning – samtidig som virksomheten er klar for e‑faktura‑plikten i 2028 og kravet om digital bokføring fra 2030