Hvordan fakturere i Catacloud?

Bilde av skjema fakturering

Her har vi en liten guide på hvordan du fakturerer i Catacloud. Men først; Her er noen ting du burde tenkte på eller ha kjennskap til før du setter i gang med faktureringen:

  • Kunde
    Du kan enkelt opprette en kunde mens du fyller du fakturaen eller søke opp en du allerede har i kunderegisteret ditt i Catacloud. En kunde kan være et selskap/organisasjon eller en privatperson. Når du oppretter en kunde som ikke er privatperson har du mulighet til å søke og hente data fra Brønnøysundregistrene. Om du har fyllt ut kontaktpersoner eller kunde-ansvarlig på en kunde blir referansefelter fyllt ut automatisk.
  • Produkt
    Når du oppretter en faktura legger du til produkter som faktura-linjer. Dette kan du opprette underveis eller hente frem fra produkt-registeret ditt i Catacloud. Merk at en faktura-linje må være et produkt, men at antall, enhet, pris og rabatt kan overstyres for hver linje.
  • Bank-konto
    Når du opprettet selskapet i Catacloud fikk du spørsmål om å fylle inn bankkontonummer, men dette er valgfritt i oppstarten. Derfor er det viktig at du fyller inn bankkontonummer før du begynner å fakturere. Om du ikke har fylt inn dette, men har fyllt ut skjema for fakturaen kan du bare lagre fakturaen som en kladd til senere.

Noen valgfrie felter med forklaring

  • Deres referanse (Kontaktpersonen din hos kunden)
    Dette kan være kjekt, spesielt i større bedrifter der de vil vite hvem du snakket med eller hadde en avtale med om å sende fakturaen.
  • Vår referanse (Kontaktpersonen kunden din har hos deg)
    I mange tilfeller er dette deg, siden det er du som fyller ut fakturaen. Standard for dette feltet i Catacloud er navnet på den som er kundeansvarlig på den valgte kunden.
  • Ordrereferanse
    Dette kan være referanse eller kode kunden har for å knytte fakturaen til utført arbeid eller en bestilling de har gjort hos deg, som er årsaken til at fakturaen sendes.

Utsendelse av faktura

Når du sender en faktura er det viktig at den kommer frem. Vi jobber med muligheter for flere metoder for utsendelse, men Catacloud har per i dag støtte for disse leveringsmetodene:

  • EHF-faktura (Kun B2B)*
    Sendes digitalt og sparer tid hos mottaker fordi data kan hentes ut og føring kan pre-utfylles. Det er også støtte for flere vedlegg som kan lastes opp i skjema. Merk at du må aktivere EHF og mottakeren må også ha EHF aktivert.
    Du kan lese mer om EHF-fakturering her.
  • E-post
    Sendes ut av vår e-postserver med enkel tilgang til betalingsdetaljer i e-posten, samt mulighet for flere vedlegg som kan lastes opp i skjema.
  • Skriv ut lokalt (for manuell sendelse)
    Kanskje du skal sende fakturaen med en vare eller ønsker å sende den selv på en annen måte så kan du gjøre dette her.
  • Utsendelse via post*
    Hvis du har fyllt ut postadresse på kunden kan du sende den via post. Her tilkommer det en kostnad på porto.

Merk! Om du savner noen valg hos deg så er det fordi det kun kommer opp hva som er mulig ut i fra hva som er aktivert på din klient og hva som er fyllt ut og aktivert hos kunden.

*Ekstra kostnader kan tilkomme, se prisoversikten.

Sånn går du frem for å fakturere

  1. Klikk «Ny faktura/ordre»-knappen under Faktura-modulen (eller på oversikten/dashobardet).
  2. Velg kunde, leveringsmetode, legg inn produkter som faktura/ordre-linjer og fyll ut evt. annen valgfri informasjon. Vi anbefaler at du legger ved en melding som sier noe om hva fakturaen gjelder om det ikke kommer frem på noen annen måte.
  3. Klikk «Opprett faktura»-knappen.

Tilpassning og logo

I tillegg til valg for språk fakturaen skal genereres på, har du mulighet til å laste opp en egen logo som dukker opp i toppen av fakturaene dine. For å gjøre dette navigerer du til «Administrasjon», så «Selskapsdetaljer» og deretter «logo». Her kan du klikke «Velg fil»-knappen og finne bilde du ønsker som logo. Sjekk at forhåndsvisningen ser greit ut og klikk «Last opp logo» for å laste opp og lagre logoen.

Bilde av logo-opplasting som brukes for fakturering

Du er nå klar til å sende din første faktura i Catacloud! Bare klikk her for å logge inn og begynne med fakturering.

Her kan du også lese mer om Fakturamodulen i Catacloud.

Relaterte innlegg

Regnskapssystem
Regnskap

Regnskapssystem, CRM og ERP

Hva er egentlig forskjellen på et CRM-system, et regnskapssystem, et fakturasystem og et ERP-system? Det er lett å miste oversikten med så mange forskjellige akronymer

Les mer
Kontorplass
Produktløsninger

Fra papir til nettskyen

Digitaliserings-trenden om man kan kalle det det, har pågått en del år nå, men hva har vi fått ut av dette i dagens regnskapsprogrammer?

Les mer
Nyheter

Gratis regnskapsprogram

Med gratis-pakken i Catacloud kan du bruke systemet helt gratis om du ikke har så mange bilag, og vi har ikke begrenset noe av funksjonaliteten du får.

Les mer