Om du kommer fra et annet regnskapssystem er det enkelt å få med seg data over i Catacloud. Den absolutt enkleste måten er gjennom en SAF-T import. SAF-T står for Standard Audit File-Tax og er et format som egentlig er laget for å sende regnskapet til skattemyndighetene. Dette er en filtype de aller fleste regnskapssystemer vil kunne eksportere, da dette ble en lovpålagt standard fra januar 2020 i Norge. Om du er usikker på hvordan du eksporterer en SAF-T fil, kan du ta kontakt med din nåværende leverandør.
Skal du bytte regnskapssystem? Les denne før du bestemmer deg!
Start av import
Dersom du er i ferd med å opprette et nytt selskap vil du i prosessen få spørsmål om du ønsker å importere fra annet system. Dersom du allerede har et selskap klikker du på menyen øverst i venstre hjørne, deretter Administrasjon. Nederst i sidemenyen finner du knappen Dataoverføring. Øverst her finner vi SAF-T regnskap og vi klikker på importer.
Her kan du enkelt dra SAF-T filen over i nettleseren eller klikke på feltet Velg fil. En viktig ting å merke seg her er at dersom du ønsker å importere flere SAF-T filer er det viktig at du starter med det eldste regnskapsåret og tar de i kronologisk rekkefølge. Du vil få valg om ønsker å importere enda en fil etter den første filen er importert.
Import av data
I tillegg til regnskaps-transaksjoner kan SAF-T filer inneholde kontoplan, kunder, leverandører, avdelinger, ansatte og prosjekter. I Catacloud benytter vi oss av dette og lar deg samtidig som du importerer regnskapet, importere hovedbokskontoer, kunder, leverandører, avdelinger og prosjekter. Det er fullt mulig å velge hvilke data man ønsker å importere og det kan derfor være enkelt å bruke SAF-T import for å få inn kunder og leverandører, selv om man kanskje ikke ønsker å videreføre regnskapet inn i nytt program.
Du vil kanskje få noen varseltrekanter når vi har analysert filen. Dette betyr at Catacloud ikke finner en eksakt match mellom det som ligger i filen og det som finnes i regnskapet. Som standard vil vi opprette det som mangler, men du har nå muligheten til å koble dataen (kontoen, kunden, leverandøren, avdelingen eller prosjektet) til data som ligger i Catacloud allerede ved å velge «Map til». Du kan også velge å overskrive det du har lagret fra før av om det er konflikter. Dersom Catacloud finner en match vil systemet automatisk velge «Map til».
Her kan du benytte muligheten til å gjøre en opprydding i kontoplanen (og regnskapet) om det er kontoer i det gamle systemet som avviker fra standard kontoplan. Videre har du noen forskjellige valg for import av regnskapsdata. Du kan velge om du ønsker å importere bilag og transaksjoner, dette vil si at du får hele historikken på dataene i regnskapet. Sammen med valget har du et valg for å importere åpningsbalanse, dette kan kombineres med bilag og transaksjoner eller gjøres alene.
Om du for eksempel importerer en SAF-T fil for året 2021 og du velger bilag og transaksjoner sammen med åpningsbalanse vil du få åpningsbalansen for 01.01.2021 samt transaksjonene for 2021. Mens om du velger kun åpningsbalanse vil all historikken inngå i denne og være åpningsbalanse for 01.01.2022.
Hvis du skal importere flere år velger du da at du skal ha med åpningsbalanse kun på den første filen, mens de andre ikke trenger åpningsbalanse siden disse tallene allerede er importert.
Kontroll og valg
Når du nå har import SAF-T filen kan det være lurt å se over at alt stemmer. Du kan alltid finne en logg over importene under Dataoverføring på Administrasjons-modulen. I loggen vil vi opplyse om og liste opp om vi har funnet avvik i regnskapet du har importert eller andre ting som man burde merke seg. Du har også muligheten her til å angre en import i etterkant om det har skjedd en feil.
Vi har testet import fra de aller mest vanlige regnskapssystemene. Det kan allikevel forekomme feil fordi importen blir bare så bra som grunnlaget er. Dersom du opplever utfordringer med importen og ikke kommer videre er du velkommen til å ta kontakt med oss. Lykke til!
Norsk bokmål 
English 